Jak widać z powyższych treści, poziom szczegółowości zapytań (w tym prezentacji wymagań) jest różny. W naszej firmie najbardziej lubimy najprostsze zapytania, albo jeszcze lepiej od razu zaproszenia na spotkanie i prezentację, ponieważ zagadnienie ewidencji czasu pracy jest tematem dość złożonym i dopiero bezpośrednia rozmowa, połączona z prezentacją możliwości systemu daje najlepsze efekty. Pomaga przekonać Klienta, że się na tym znamy (albo nie) i jest okazją dla Klienta do pozyskania mnóstwa informacji, których zdobycie zajęłoby mu więcej czasu niż czas spotkania i prezentacji. 

Niestety, w dobie elektronicznych środków komunikacji, ze szczególnym podkreśleniem korespondencji e-mail, Klienci unikają jak ognia spotkań i dbają o odpowiednie obciążenie sieci rozsyłając e-mail-e Można również zauważyć, że większość osób kierujących zapytania robi to z nakazu i nie przykłada wagi ani do jakości zapytania ani tym samym do rozwiązania, które zostanie wybrane, głównie dlatego, że nie podejmują w tej sprawie decyzji i nie ponoszą odpowiedzialności za wybór. W związku z taką sytuacją, tworzone zapytania są lakoniczne, nie specyfikują niezbędnych wymagań i w konsekwencji nie zapewniają otrzymania dobrych ofert. Bezpośrednie spotkanie z potencjalnym dostawcą mogłoby bardzo pomóc bo to On, jako profesjonalista na wiele elementów zwróciłby uwagę, wiele by podpowiedział (nawet, jeśli zrobi to także w swoim interesie). Jeśli jednak Klienci preferują wirtualną komunikację, to z pożytkiem dla Nich będzie, gdy dobrze przygotują specyfikację wymagań.

Dlaczego precyzyjne zapytanie, z jasno i szczegółowo określonymi wymaganiami ma takie znaczenie? Są dwa główne i wystarczające ku temu powody, mianowicie:
1. Dostaniemy to co chcemy i potrzebujemy.
2. Łatwo porównamy oferty Wykonawców, w szczególności wybierzemy najtańszą ofertę spełniającą niezbędne wymogi merytoryczne co w ostatnim okresie wydaje się być najważniejszą sprawą dla wielu Kupujących (swoją drogą to ciekawe, że w naszym kraju „najtańsze” oferty na stole, często okazują się w realizacji bardzo drogie).

No dobrze, łatwo redagować postulaty dotyczące budowy profesjonalnego, szczegółowego zapytania ale jak się do niego zabrać i co w nim powinno się znaleźć? Co jest naprawdę ważne w ewidencji czasu pracy? Poniżej prezentujemy propozycję sposobu działania oraz wskazujemy naszym zdaniem najważniejsze elementy merytoryczne, na które należy zwrócić uwagę.