ecp-wazne-1920-300

Istotne elementy przy wyborze rozwiązania ECP

Na początek tematu zaprezentujemy kilka zapytań z życia wziętych, dotyczących dostawy systemów ewidencji czasu pracy (tekst na zasadzie „kopiuj-wklej”).

Bardzo bym prosił o przygotowanie oferty na system identyfikujący pracowników:
Oferta powinna zawierać:
1) Czytnik lub rejestrator czasu pracy.
2) Oprogramowanie rozliczające pracowników z godzin przyjścia, wyjścia z miejsca pracy, wyjścia pracowników na przerwy
3) Karty magnetyczne ze zdjęciem dla maksymalnie 50 pracowników.
Przedmiot zainteresowania : KD, ECP
Dodatkowe informacje, wymagania : Rejestracja czasu pracy dla 400 pracowników pracujących w systemie podstawowym i równoważnym w ruchomym czasie pracy (7-9 15-17) okres rozliczeniowy miesięczny i kwartalny. Obsługa 3 stanowisk pracy przez pracowników komórki HR (jednocześnie). Możliwość podglądu czasu pracy przez każdego pracownika firmy przez przeglądarkę internetową (login hasło). Raporty niezgodności; braki, pomyłki. Karta ewidencji czasu pracy miesięczna i roczna (możliwość wydruku). Czytniki przy 3 wejściach, otwierające drzwi (od strony zewnętrznej klamki) rejestrujące czas pracy, wyjścia służbowe. Przejście przez łącznik dwóch budynków (kod dostępu) bez rejestracji czasu pracy. Możliwość rozszerzenia kodów absencji. Współpraca z systemem kadrowo-płacowym, do którego wprowadzane są nieobecności pracownika. Szkolenia całodniowe pracowników przy rozruchu programu. Opieka serwisowa. Opieka pogwarancyjna.”
Przedmiot zainteresowania : ECP
Dodatkowe informacje, wymagania : 50-100 pracowników oprogramowanie wersja 2-stanowiskowa, eksport/import danych do kadr-płac”
Przedmiot zainteresowania : ECP
Dodatkowe informacje, wymagania : Witam, Chciałbym prosić o ofertę Państwa firmy na RCP. Wymogiem przy zczytywaniu pracownika jest wykonanie zdjęcie, które będzie widniało na miesięcznym raporcie. Nie konieczne są bramki, kołowroty – jedynie czytnik. Jedno przejście wejście/wyjście pracownika. W jakim formacie drukowany jest raport i czy jest on edytowalny?”
Proszę o przesłanie oferty na dostawę i montaż:
– Systemu kontroli dostępu oraz systemu rejestracji czasu pracy w obiekcie:
– liczba pracowników – 100
– ilość drzwi 2szt.
Przedmiot zainteresowania : ECP
Dodatkowe informacje, wymagania : Szukamy optymalnego rozwiązania dla naszej firmy. Szukamy urządzenia które będzie obsługiwało nie tylko wejścia i wyjścia ale również wyjścia służbowe i wyjścia na przerwy. Oczywiście interesuje nas oferta z odpowiednim oprogramowaniem. Jeśli chodzi o liczbę pracowników to jest to przedział pomiędzy 40 – 100 osób – metoda kontroli – karta zbliżeniowa / pin.


Jak widać z powyższych treści, poziom szczegółowości zapytań (w tym prezentacji wymagań) jest różny. W naszej firmie najbardziej lubimy najprostsze zapytania, albo jeszcze lepiej od razu zaproszenia na spotkanie i prezentację, ponieważ zagadnienie ewidencji czasu pracy jest tematem dość złożonym i dopiero bezpośrednia rozmowa, połączona z prezentacją możliwości systemu daje najlepsze efekty. Pomaga przekonać Klienta, że się na tym znamy (albo nie) i jest okazją dla Klienta do pozyskania mnóstwa informacji, których zdobycie zajęłoby mu więcej czasu niż czas spotkania i prezentacji. Niestety, w dobie elektronicznych środków komunikacji, ze szczególnym podkreśleniem korespondencji e-mail, Klienci unikają jak ognia spotkań i dbają o odpowiednie obciążenie sieci rozsyłając e-mail-e 🙂 Można również zauważyć, że większość osób kierujących zapytania robi to z nakazu i nie przykłada wagi ani do jakości zapytania ani tym samym do rozwiązania, które zostanie wybrane, głównie dlatego, że nie podejmują w tej sprawie decyzji i nie ponoszą odpowiedzialności za wybór. W związku z taką sytuacją, tworzone zapytania są lakoniczne, nie specyfikują niezbędnych wymagań i w konsekwencji nie zapewniają otrzymania dobrych ofert. Bezpośrednie spotkanie z potencjalnym dostawcą mogłoby bardzo pomóc bo to On, jako profesjonalista na wiele elementów zwróciłby uwagę, wiele by podpowiedział (nawet, jeśli zrobi to także w swoim interesie). Jeśli jednak Klienci preferują wirtualną komunikację, to z pożytkiem dla Nich będzie, gdy dobrze przygotują specyfikację wymagań.

Dlaczego precyzyjne zapytanie, z jasno i szczegółowo określonymi wymaganiami ma takie znaczenie? Są dwa główne i wystarczające ku temu powody, mianowicie:
1. Dostaniemy to co chcemy i potrzebujemy.
2. Łatwo porównamy oferty Wykonawców, w szczególności wybierzemy najtańszą ofertę spełniającą niezbędne wymogi merytoryczne co w ostatnim okresie wydaje się być najważniejszą sprawą dla wielu Kupujących (swoją drogą to ciekawe, że w naszym kraju „najtańsze” oferty na stole, często okazują się w realizacji bardzo drogie).

No dobrze, łatwo redagować postulaty dotyczące budowy profesjonalnego, szczegółowego zapytania ale jak się do niego zabrać i co w nim powinno się znaleźć ? Poniżej prezentujemy propozycję sposobu działania oraz wskazujemy naszym zdaniem najważniejsze elementy merytoryczne, na które należy zwrócić uwagę.

Zaangażuj odpowiednie osoby

Należy zauważyć, że w projekcie na dostawę systemu ewidencji czasu pracy mamy do czynienia z zagadnieniami, które są z reguły, w gestii kilku różnych działów takich np. jak: informatyka, kadry, płace czy też administracja. Oznacza to konieczność współpracy przedstawicieli w/w działów przy redagowaniu wymagań dotyczących pożądanego rozwiązania. Nie przyniesie dobrych efektów, jeśli zadaniem tym obarczymy tylko i wyłącznie jedną osobę, a już na pewno, jeśli będzie to osoba nie mająca związku kompetencyjnego z ewidencją czasu pracy w organizacji (zapewniam że nie raz z takimi przypadkami mamy do czynienia). Reasumując, w kwestii sposobu działania należy pokreślić konieczność zaangażowania w projekt wszystkich, niezbędnych osób (czytaj kompetencji).

Określ „gdzie jesteś dziś i gdzie chcesz być jutro”?

Na tym etapie nie mówimy jeszcze o szczegółowych wymaganiach dotyczących nowego systemu ale dokonujemy swego rodzaju inwentaryzacji stanu aktualnego i określenia do czego dążymy. W różnych organizacjach może to być na wiele sposobów zdefiniowane, z tym że najczęściej mamy do czynienia z dwoma stereotypami:
– Przejście z papierowej ewidencji czasu pracy do ewidencji elektronicznej, połączonej z automatyczną rejestracją godzin pracy.
– Zunifikowanie rozproszonych, różnorodnych (papierowych i/lub elektronicznych) systemów funkcjonujących w poszczególnych lokalizacjach organizacji, w jeden spójny system elektroniczny z automatyczną rejestracją godzin pracy.

Po określeniu celu (czyli tego, do czego dążymy) możemy powiedzieć sobie:
– Po co będziemy się teraz „gimnastykować” nad specyfikacją, zaprośmy kilku potencjalnych dostawców, zobaczmy co oferują a potem wybierzemy to co nam najbardziej odpowiada.
– Analizujmy szczegółowo co potrzebujemy i zbudujmy zapytanie w oparciu o własne rozeznanie i ogólnie dostępne informacje. Kolejny etap w niniejszym artykule, może się okazać szczególnie przydatny dla tego właśnie podejścia.

Przygotuj szczegółowe wymagania

Osoby, które mają do czynienia z zamówieniami, w szczególności w sektorze publicznym doskonale orientują się że specyfikacja istotnych wymagań (określana często skrótem SIWZ) składa się z wielu części w tym między innymi „Opisu przedmiotu zamówienia”. Tą właśnie częścią będziemy się tu zajmować – nic o sprawach formalno-prawnych, umowach, warunkach udziału w postępowaniu, wadium, kryteriach oceny itp. kwestiach pomimo, że w całym procesie zakupu są bardzo istotne – na tym, lepiej od nas znają się ludzie w swoich organizacjach i im to zostawiamy.

Główne obszary merytoryczne elektronicznych systemów ewidencji czasu pracy wraz z elementami wartymi wyspecyfikowania w zapytaniu.

O R G A N I Z A C Y J N E
Lokalizacje objęte systemem. Określić liczbę wszystkich lokalizacji.
Punkty rejestracji godzin pracy. Określić liczbę wszystkich punktów rejestracji godzin pracy w systemie oraz liczbę terminali w każdym punkcie. Przy odpowiednio rozbudowanych terminalach może być 1 terminal w punkcie natomiast standardem są 2, po jednym na każdym kierunku ruchu.
Pracownicy objęci systemem Określić liczbę minimalną pracowników jaką system musi obsługiwać z uwzględnieniem rozwoju organizacji.
Warunki wsparcia technicznego w okresie gwarancji i po gwarancji. Określić maksymalne wielkości dla: czas reakcji, czas usunięcia błędu, czas usunięcia błędu krytycznego.
Możliwość rozbudowy (skalowalność) Zapytać o maksymalne liczby terminali ewidencji godzin pracy, maksymalną liczba pracowników, maksymalną liczbę stanowisk aplikacji w systemie oraz o zasady rozbudowy (np.: koszty licencji).
Możliwości dostawcy w zakresie wykonywania ewentualnych modyfikacji i aktualizacji (np.: z powodu zmian w prawie pracy). Zalecamy sprawdzenie tego aspektu, ponieważ tani, lokalny dostawca (np.: firma instalatorska) z reguły nie posiada ani możliwości prawnych ani technicznych do wykonywania modyfikacji a nawet usuwania błędów!
T E C H N I C Z N E
Rodzaj technologii identyfikacyjnej Określić jakiej technologi wymagamy – przykłady:
– Biometria (odcisk palca, kształt twarzy, tęczówka oka..).
– RFID (125 kHZ EM / Unique / HIDProx / Hitag, 13.56 Mhz Mifare / iClass..).
– Systemy hybrydowe biometria + RFID
Opis identyfikatora RFID Opisać jeśli wyżej wybrano technologię identyfikacyjną RFID. Opisać jaki typ identyfikatora jest wymagany: karta, brelok, mieszane, liczbę identyfikatorów oraz czy wymagany jest nadruk a jeśli tak to jaki.
Parametry terminali do rejestracji godzin pracy – Minimalna liczba obsługiwanych osób.
– Minimalna liczba zdarzeń w nieulotnym buforze pamięci.
– Wielkość i rodzaj wyświetlacza (mono/kolor).
– Rodzaj transmisji terminal-host
– Rodzaje wymaganych trybów rejestracji (powinny być dostępne co najmniej: start pracy, koniec pracy, wejście i wyjście prywatne, wejście i wyjście służbowe).
– Warunki pracy
Typ aplikacji zarządzającej Jedno czy wielostanowiskowa.
Interfejs obsługi Aplikacja okienkowa, serwis WWW, mieszana.
Systemy operacyjne aplikacji zarządzającej Windows, Linux, Android..
Sprzęt IT (szeroko rozumiany) Wyspecyfikować o ile wykonawca ma go dostarczyć (często systemy są instalowane w oparciu o sprzęt i infrastrukturę zamawiającego i nie jest to wymagane).
F U N K C J O N A L N E
Rodzaje wymaganych systemów i rozkładów pracy jakie mają być obsługiwane. Zaleca się wymagać obsługi co najmniej podstawowego i równoważnego systemu pracy oraz innych, jeśli funkcjonują w organizacji.
Długości okresów rozliczeniowych jakie mają być obsługiwane. Zaleca się wymaganie możliwości definiowania okresów od 4 tygodni do 1 roku w jednostkach tygodniowych i/lub miesięcznych.
Obsługa pracy zmianowej. Zaleca się wymaganie takiej funkcjonalności.
Ewidencja spóźnień i wcześniejszych wyjść Zaleca się wymaganie takiej funkcjonalności.
Możliwość ewidencji pracy w godzinach nadliczbowych Zaleca się wymaganie takiej funkcjonalności.
Możliwość ewidencji pracy w dni wolne, niedziele i święta. Zaleca się wymaganie takiej funkcjonalności.
Ewidencja odbioru czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych Zaleca się wymaganie takiej funkcjonalności.
Ewidencja odbioru dnia wolnego za pracę w dzień wolny, niedzielę lub święto Zaleca się wymaganie takiej funkcjonalności.
Ewidencja nieobecności planowanych (delegacje, zwolnienia lekarskie, szkolenia..) Zaleca się wymaganie takiej funkcjonalności z możliwością planowania na część dnia (dokładność do 1 minuty).
Definiowanie typów nieobecności planowanych Zaleca się wymaganie takiej funkcjonalności.
Ewidencja pracy w godzinach nocnych Zaleca się wymaganie takiej funkcjonalności.
Ewidencja przerw w pracy Zaleca się wymaganie ewidencji (także rejestracji w urządzeniach) co najmniej wyjść niezaliczanych do czasów pracy (prywatnych) oraz zaliczanych do czasu pracy (służbowych).
Obsługa dyżurów W wielu organizacjach np.: placówki służby zdrowia, służby straży pożarnej itp. może to być wymagane.
Raportowanie Określić rodzaje i zawartość wymaganych raportów.
I N N E
Integracja z systemami Kadrowo-Płacowymi lub Finansowymi Określić wymóg w zależności od potrzeb. Jeśli integracja jest wymagana należy określić jej model (np.: off-line poprzez pliki wymiany txt, on-line poprzez bazę danych, poprzez usługi webservices itp.)
Dostępność dodatkowych modułów funkcjonalnych na jednej platformie programowej z ewidencją czasu pracy Np.: Kontrola Dostępu, System Obsługi Stołówki Zakładowej, Ewidencja Gości, Ewidencja Kluczy itp. Dołączenie dodatkowych modułów nie musi być od razu wymagane ale dobrze wiedzieć że jest to możliwe.


Przedstawiona wyżej lista elementów do określenia w zapytaniu, może się różnić w zależności od charakteru czy też wielkości organizacji. Nasza propozycja ma charakter ogólny i powinna być dostosowana do warunków u Kupującego – zapewne także nie wyczerpuje wszystkich elementów, na które warto zwrócić uwagę. Powyższą listę będziemy sukcesywnie rozwijać, Państwa także do tego zachęcamy.

Jeśli interesują Cię aspekty prawne ewidencji czasu pracy to polecamy : Aspekty prawne ECP